Салахутдинов В.Н.,
председатель правления Америкэн Экспресс Банк,
руководитель American Express в России
В статье рассматриваются результаты первого в России исследования в области деловых поездок и корпоративных расходов, проведенного компанией Ernst & Young по заказу American Express. В нем приняли участие руководители крупных компаний, ведущих деятельность на территории Российской Федерации. Исследование отражает мнение профессиональных руководителей о перспективах российского бизнеса, роли деловых путешествий в его развитии и подходе к оптимизации корпоративных расходов. Также в статье приводится сравнительный анализ существующих на сегодняшний день инструментов оптимизации в области делового туризма.
Не секрет, что сегодня компаниям приходится работать в условиях жесткой конкуренции на рынке, и достичь успеха могут только те, кто способен эффективно контролировать и планировать все аспекты деятельности. Далеко не все из этих аспектов являются очевидными, однако именно они могут стать решающими для долгосрочного роста и финансового здоровья компании. Расходы на деловые путешествия, как правило, являются второй или третьей по объему статьей корпоративных трат, уступая только фонду заработной платы и в ряде компаний затратам на IT. При этом далеко не в каждой компании уделяется внимание оптимизации расходов на командировки сотрудников.
Для России данный вопрос особенно актуален, ведь местный рынок деловых путешествий активно развивается: на данный момент специалисты оценивают его объем более чем в 7 млрд долл.(1) Крупнейшие российские корпорации стремятся к освоению новых рынков, расширению партнерской сети и обмену опытом с российскими и международными коллегами по отраслям. Российский бизнес больше не имеет избытка средств, а находится на новом этапе своего развития.
В этих условиях особенно важна возможность проведения деловых поездок и мероприятий и, как следствие, на первый план выходит контроль над расходами в области делового туризма.
В декабре 2012 г. компания Ernst & Young по заказу American Express провела свое первое в России исследование в области деловых поездок и корпоративных расходов.
(1) Business Travel: A Catalyst for Economic Performance. World Travel & Tourism Council, 2011
В исследовании приняли участие генеральные и финансовые директора 50 крупнейших компаний, ведущих деятельность на территории Российской Федерации. Исследование отражает мнение профессиональных руководителей в отношении перспектив развития как российского бизнеса в целом, так и сферы делового туризма.
Каждый из респондентов отметил, что ожидает в ближайший год роста компании (40% из них ожидают значительного роста) или сохранения стабильности бизнеса. Что касается именно управления корпоративными расходами, то 95% руководителей считают этот пункт одним из важнейших в деятельности организаций, а 64,9% – уже работают над их оптимизацией. Руководители высшего звена отмечают решающую роль деловых поездок при установлении бизнес-отношений.
Затраты на встречи с клиентами и партнерами 87% респондентов рассматривают как инвестиции в развитие бизнеса, а 71% – уверены, что невозможность личной встречи для переговоров ведет к потере клиентов и негативно сказывается на конкурентоспособности компании. Полученные результаты отражены на рис. 1, 2.
Интересным является тот факт, что, несмотря на развитие и упрощение технологий видеоконференций, половина респондентов по-прежнему не считает их равноценной заменой личным встречам даже при экономии бюджета на деловые поездки. 49% опрошенных не согласились, что современные системы коммуникации позволяют достичь тех же результатов, что и встречи. Однако 37% считают электронные средства связи приемлемой заменой командировкам.
Оставшиеся 14% респондентов затруднились с ответом. При анализе этих результатов стоит учитывать, что само понятие переговоров многогранно: оно может подразумевать как встречу представителя компании с потенциальным клиентом, так и просто связь сотрудников из разных регионов. Если в первом случае командировка будет не только оправданна, но и необходима, то во втором уже онлайн-конференция станет простым и эффективным решением (рис. 3, 4).
Результатом такого отношения является постоянный рост рынка делового туризма. В рамках исследования респондентам было предложено сравнить количество деловых поездок и командировок за последние 5 лет, а также предположить, как оно может измениться в следующую пятилетку. 74% опрошенных считают, что количество командировок по сравнению с прошлыми пятью годами увеличилось, а 51% – уверены, что эта тенденция продолжится в будущем (рис. 5, 6).
Большинство респондентов сходятся во мнении о том, что расходы в данной области должны подлежать жесткому контролю и быть индексированы – 88% опрошенных руководителей стремятся к их максимальной прозрачности. Ради достижения этой цели 73% представителей компаний готовы перенимать опыт крупнейших мировых корпораций в вопросах оптимизации бизнес-процессов (рис. 7, 8).
Инструменты оптимизации
Несмотря на усиление роли специализированных агентств как помощников в организации корпоративных поездок, некоторые российские компании попрежнему предпочитают бронировать билеты и гостиницы самостоятельно. В последнее время подобных компаний становится все меньше из-за неудобства отслеживания расходов и времени, которое отнимает процесс поиска и бронирования.
Сотрудничество с агентством, в свою очередь, имеет следующие преимущества:
1) сотрудники компании не тратят время на бронирование и процедуры отчетности;
2) как правило, агентства делового туризма заключают договоры с поставщиками услуг, позволяющие получать скидки на авиабилеты и номера в гостиницах;
3) значительно упрощается контроль над приобретением услуг.
Результаты исследования показали, что как минимум 42% респондентов могут быть заинтересованы в повышении эффективности контроля и прозрачности корпоративных расходов в области деловых поездок. Общепринятой мировой практикой решения такой задачи помимо привлечения профессионального агентства делового туризма является также использование централизованных инструментов оплаты, специально разработанных для оптимизации корпоративных расходов. Наиболее значимым из них является корпоративный кредитный счет (Business Travel Account – BTA), к которому выпускается виртуальная кредитная карта. Кредитный счет оформляется не на сотрудника, а на организацию и служит для централизованной оплаты расходов. C момента начала работы с Business Travel Account компания передает номер виртуальной кредитной карты уполномоченному агентству делового туризма, и с этого момента при бронировании любых поездок и мероприятий агентство использует данную карту. Учитывая, что карта кредитная, оплачивать данные расходы компания может вплоть до окончания льготного периода, который составляет до 58 дней. При этом компания получает консолидированный счет от банка – эмитента карты за весь отчетный период. Данный счет может содержать всю необходимую информацию для эффективного процесса сверки и бухгалтерского учета.
Для того чтобы начать работать с таким продуктом, компании достаточно стать клиентом банка для открытия Business Travel Account, а также осуществлять бронирование деловых поездок через любое из сертифицированных банком агентств.
В определенной степени процедура использования корпоративного кредитного счета фактически представляет собой краткосрочное кредитование компании банком. Данные исследования показали, что 66% респондентов заинтересованы в увеличении отсрочки платежа операторам деловых поездок. Business Travel Account решает эту задачу, и именно поэтому данный продукт стал основным инструментом оплаты деловых поездок в большинстве развитых стран.
Если же не использовать Business Travel Account, но стремиться к увеличению сроков платежа, то функцию кредитования клиента придется взять на себя агентству. Очевидно, что агентство деловых поездок является посредником между клиентом и поставщиком услуг и функция кредитования ему не свойственна. Такая услуга неизбежно приведет к росту издержек агентства и в конечном счете скажется на качестве предоставляемых услуг. Таким образом, именно Business Travel Account является ключевым звеном в цепочке клиент – агентство, позволяя обоим максимально соблюсти свои интересы. В России этот инструмент стал доступен всего несколько лет назад, однако уже сегодня Business Travel Account является в России отличительной чертой компаний, одним из приоритетов которых является повышение эффективности управления расходами.
В рамках анализа были исследованы и определены преимущества и недостатки существующих на данный момент в России способов оплаты расходов на деловые поездки в сравнении с Business Travel Account (табл. 1).
1. Далеко не все компании отказываются от оплаты услуг наличными. Данный способ особенно эффективен при оплате мелких расходов, а при командировках в удаленные регионы, где кредитные карты не принимаются, он становится единственно возможным. Минимизировать оплату наличными стремятся и зарубежные компании, имеющие представительство в России. Основным аргументом для применения этой практики служат опасения мошенничества и несанкционированного использования средств. Вместе с тем, использование наличных в деловых путешествиях можно сделать относительно безопасным, если выдавать их сотруднику под отчет с возможностью компенсации из заработной платы в случае потери.
2. Кредитные карты пользуются в последнее время все большей популярностью, но также имеют свои недостатки, в том числе и тот, о котором было сказано выше: карты не везде принимаются к оплате. Второй ключевой момент – как правило, они выдаются только ограниченному количеству сотрудников, обычно старшему руководству. Несмотря на удобство использования, ряд руководителей опасаются сбоев систем при их использовании или мошенничества.
3. Оплата наличным или безналичным расчетом через агентство удобна и существенно экономит время, но делает невозможной отсрочку платежа.
4. Корпоративные кредитные счета с виртуальной картой сочетают преимущества использования корпоративной карты и сотрудничества с агентством делового туризма. Преимущества очевидны: агентство полностью берет на себя организацию поездок, и появляется возможность отсрочки платежа. При использовании такой схемы расчета прописываются все операции по расходам.
Прежде чем выставить клиенту счет, банк осуществляет сверку со счетом агентства – благодаря этому достигается дополнительный контроль над расходами. Другим значимым фактором является возможность использования льготного периода кредитования, во время которого с клиента не взимаются проценты. Это позволяет не торопиться и уделить больше времени на проверку документов и отсрочить оплату на время всего льготного периода. Необходимо отметить, что в последнее время все больше компаний стремятся расплачиваться с агентством в жесткие сроки. Вне зависимости от количества приобретенных услуг при использовании корпоративного кредитного счета компания получает консолидированный счет, в котором указаны единые сроки оплаты. Корпоративный кредитный счет в первую очередь может быть интересен крупным корпорациям, но и небольшие компании тоже могут найти данный продукт управления расходами удобным и подходящим.
Заключение
Результаты проведенного Ernst & Young исследования показывают рост рынка деловых поездок в России. Это говорит о том, что российский бизнес входит в эру повышенной эффективности, занимает прочное положение на мировых рынках и настроен на дальнейший рост. Но с увеличением количества деловых поездок стремительно растут и расходы на них. Оптимизация затрат в этой сфере позволяет компаниям существенно влиять на свое положение в конкурентной среде и оборачиваемость денежных средств. Осуществить ее помогают современные инструменты управления корпоративными расходами в области деловых поездок, самыми эффективными из которых являются корпоративные кредитные счета с виртуальной картой.
По данным American Express Global Corporate Payments, использование современных инструментов в области управления корпоративными расходами обеспечивает до 10% экономии от общей суммы издержек. С этой точки зрения компаниям стоит сосредоточиться на обеспечении прозрачности финансовых потоков и контроля над тратами, ведь таким образом они освобождают дополнительные средства для инвестиций в развитие бизнеса.
Используемые источники
1. Исследование в области деловых поездок и оптимизации корпоративных расходов, проведенное для компании American Express. Ernst & Young. – М., 2012.
2. Business Travel: A Catalyst for Economic Performance. World Travel & Tourism Council, 2011. | 
Журнал «Маркетинг в России и за рубежом»
